Gode kundeoplevelser starter ofte i telefonen

De møder til tiden, holder aftaler, sender varen hurtigt, leverer rådgivning med omhu eller løser kundens opgave, som den skal løses. Det er alt sammen vigtigt.

Men kundeoplevelsen begynder tit tidligere end selve leveringen.

Den begynder, når kunden ringer ind med et spørgsmål. Når en ny kunde vil høre om priser. Når en eksisterende kunde skal ændre en aftale. Når en samarbejdspartner har brug for at få fat i den rette person. Det første møde kan være kort, men det sætter tonen for resten af kontakten.

Derfor kan en god telefonmodtagelse være værdifuld for virksomheder, der gerne vil fremstå tilgængelige, velorganiserede og imødekommende. Virksomheder, der ønsker hjælp til den del, kan blandt andet kontakte Edelmann Kontorservice og få hjælp til telefonpasning og kontorservice.

Når kunden føler sig ventet og vigtig

Der er noget enkelt, men stærkt, ved at blive mødt af et menneske, der ved, hvem man ringer til, og hvad der skal ske med ens henvendelse.

Kunden behøver ikke kende virksomhedens interne kalender. Kunden ved ikke, om medarbejderne sidder i møde, er på vej til en opgave eller står med travlt arbejde. Kunden mærker bare, om kontakten føles let.

En venlig modtagelse kan gøre meget. Men den skal følges af praktisk præcision. Navn, telefonnummer, virksomhed, emne og næste handling skal noteres rigtigt. Så bliver opkaldet ikke bare taget. Det bliver brugt.

Det giver kunden en oplevelse af, at henvendelsen lander det rigtige sted, allerede fra starten.

En god modtagelse hjælper også medarbejderne

Telefonpasning skaber ikke kun værdi for kunden. Den kan også gøre arbejdsdagen lettere for medarbejderne.

Når opkald bliver taget og beskeder bliver sendt videre i en brugbar form, slipper medarbejderne for løse beskeder, halve forklaringer og gætteri. De kan se, hvem der har ringet, hvad sagen drejer sig om, og hvad kunden forventer.

Det giver bedre opfølgning. En medarbejder kan ringe tilbage med det rette udgangspunkt i stedet for at starte samtalen med: “Jeg kan se, du har ringet, men jeg ved ikke hvorfor.”

Den ene sætning kan virke uskyldig. Men for kunden er det bedre at mærke, at virksomheden allerede er inde i sagen.

Professionel kontakt uden stor intern reception

Mange virksomheder har ikke brug for en intern receptionist. De har heller ikke altid nok opkald til en fuldtidsstilling. Alligevel kan de have brug for, at telefonen bliver taget professionelt, når den ringer.

Det kan være i bestemte tidsrum, ved ferie, under møder, i travle perioder eller som fast hjælp til at håndtere indgående henvendelser. Den fleksibilitet gør ekstern telefonpasning relevant for virksomheder, der gerne vil give et godt indtryk uden at bygge en større intern administration.

Det vigtigste er, at løsningen passer til virksomheden. Hvilke opkald skal stilles videre? Hvilke beskeder skal noteres? Hvilke informationer skal altid med? Hvem skal have beskeden bagefter?

Når det er aftalt, bliver telefonpasningen en naturlig forlængelse af virksomheden.